Saiba como, a partir da análise mensal de gastos, a empresa reduziu custos com horas extras, lanches e vale-transporte
Controlar, analisar e agir. Foi assim que a rede mineira ABC conseguiu economizar com o pagamento de horas extras, gastos excessivos com lanches e uso indevido de vale-transporte. Só com o primeiro item, a partir de medidas implantadas entre julho e dezembro, a empresa conseguiu uma redução de 29,6% quando se compara o gasto anual de 2015 em relação ao do ano anterior. A necessidade de mudanças foi constatada em maio do ano passado durante análise dos valores efetivamente gastos na área de RH em relação aos que haviam sido estabelecidos pela rede em seu orçamento anual. As análises para identificar onde estavam os gargalos foram realizadas pelos analistas de RH Mateus Lacerda e Lucas Vivas e pelo gerente da área de gestão de gente, José Mauro.
No caso das horas extras, eles constataram que se tratava de algo amplamente adotado na empresa. Para reduzir essa despesa, uma série de medidas foi tomada. O primeiro passo foi traçar metas de horas extras em valores para as lojas. Isso foi feito em reunião com gestores de operação e o grupo de governança corporativa, formado pelos sócios-proprietários da empresa, por diretores e pela gerência de operações. “Depois disso, os gerentes de lojas receberam oficialmente os objetivos definidos para cada cargo, com a orientação de controlar essa despesa”, explica José Mauro.
Para ajudar a administrar quanto cada funcionário estava fazendo de hora extra, o RH passou a enviar semanalmente o saldo de horas trabalhadas de cada colaborador. A ideia era dar folga aos que estavam acima da meta e ajustar aqueles que estavam abaixo, equilibrando o total de horas estipuladas para as filiais no mês. Como as metas foram estabelecidas em dinheiro, foi criado um simulador para converter esse valor em horas. “Com isso, os gestores conseguem saber o limite de horas que os funcionários podem trabalhar”, explica o analista Mateus Lacerda.
Também foi preciso realizar uma conscientização entre os funcionários. “Explicamos sobre o momento financeiro do País e também que as iniciativas implantadas eram preventivas, a fim de não acarretar em medidas mais extremas, como cortes de pessoal”, explica Lacerda. “É importante dizer que, sem os esforços de todos, não teríamos obtido os resultados que alcançamos”.
Com a crise econômica e a alta do desemprego, o índice de turnover da rede caiu de 4,5% para 3% ao mês. Com o quadro mais completo, o custo com lanches nas filiais subiu. Ao analisar os processos adotados, a equipe de RH identificou que, em cada unidade, a composição dos lanches mudava, assim como os ingredientes utilizados na montagem dos sanduíches. “Fizemos uma padronização de acordo com a disponibilidade dos produtos, comparando os melhores custos x benefícios. Ou seja, estabelecemos marcas e versões que atendem as necessidades dos nossos funcionários e, ao mesmo tempo, mantêm o equilíbrio do nosso orçamento”, explica Lucas Vivas, também analista da área de RH.
Além disso, os produtos que têm alguma avaria na embalagem e são lançados como perdas, mas ainda estão bons para consumo, são servidos aos colaboradores nos refeitórios. Em maio do ano passado, quando foi identificado o gasto maior com lanches, essa despesa representava 10,28% do orçamento anual do RH, sendo que a rede tinha 28 lojas. Em fevereiro de 2016, ela caiu para 8,01%, com 32 filiais.
Outro gasto combatido envolveu o uso indevido de vale-transporte. De acordo com o Decreto Federal nº 95.247, de 17 de novembro de 1987, ele deve ser utilizado exclusivamente para o deslocamento da residência para o trabalho e vice-versa. Também dispõe que a declaração falsa ou uso indevido constituem falta grave. Cartazes com essas informações foram desenvolvidos para orientar os funcionários. A equipe de RH também analisou os trajetos informados pelos colaboradores e, quando necessário, solicitou dados às concessionárias de transportes públicos. Para reduzir o problema, houve treinamentos nas lojas e conscientização das equipes, além de orientação aos recém-contratados durante o processo de integração. Esse esforço gerou uma economia de 11,54% mensal, logo após a sua implementação, em julho de 2015.
Soma-se a todas essas ações a revisão de contratos. Em primeiro lugar, foi feito um levantamento de todos os documentos existentes e atualização dos que estavam pendentes. Isso tem permitido um maior controle sobre os serviços prestados e os valores cobrados. A etapa seguinte foi criar um planejamento de datas e índices de reajustas firmados em contratos. Esse trabalho também está contribuindo para um melhor controle de despesas e maior fidelidade ao que foi estabelecido no orçamento. Todas essas iniciativas do ABC deixam claro que, mais do que identificar os problemas, é preciso agir rapidamente para reverter o cenário e conseguir cortar despesas de forma mais assertiva.
Sem cortes de pessoal, rede mineira ABC faz economia com despesas
