02/03/2015 ADÃO LOPES – Mestre em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da Varitus Brasi A partir desta segunda-feira, os brasileiros, tanto pessoa física quanto jurídica, começam a entregar as suas declarações de imposto de renda 2015. É hora de recolher os documentos e passar um pente fino na contabilidade para evitar a tão temida malha fina. Neste sentido, ter controle sobre as notas fiscais (tanto as favor quanto as contra a empresa) é, não só necessário, como também primordial. Manter esse tipo de controle é difícil, mas faz toda a diferença na hora de enfrentar o Leão. No ano passado, muitas empresas foram notificadas por suas vendas não estarem de acordo com as vendas no cartão de crédito – principalmente as que estavam no regime Simples Nacional. Essa é uma das novidades para esse ano: a Secretaria da Fazenda tem mais essa fonte de informação para monitorar as empresas de forma eficaz. Desde outubro de 2014, está disponível para pessoas físicas/jurídicas todos os documentos (NFe, CTe, etc.) emitidos contra o seu CNPJ/CPF, através da NT (Nota Técnica) 2014/02, onde foi disponibilizado para domínio publico Web Service de Distribuição de DF-e de Interesse dos Atores da NF-e (PF ou PJ). Segundo a própria NT, todos os autores tem acesso aos documentos: este serviço pode ser consumido por autores que desempenham papel na NF-e de emitente, destinatário, transportador ou terceiro, pessoa física ou jurídica que possua um certificado digital de PF com seu CPF, ou PJ com seu CNPJ. Assim, temos certeza que todos os documentos de NF-e emitidas contra nosso CPF ou CNPJ, são do nosso conhecimento. É importante que saibamos e neguemos os que não nos pertencem. As empresas só têm a ganhar utilizando corretamente este recurso. Processos se tornarão mais rápidos e seguros, evitando fraudes e erros humanos. As empresas, desde 2012, também podem se manifestar sobre os documentos. As companhias que se prepararam com ferramentas que buscam suas notas fiscais eletrônicas, seus eventos e manifestam-se sobre elas, estão mais seguras que as que não utilizam este recurso, pois documentos podem ter sido emitidos sem o conhecimento do destinatário por diversos fatores, como por exemplo, em caso de erros ou mesmo fraudes. A preocupação com o IR não pode ser maior que a preocupação com os documentos que recebemos diariamente. O fato de deixar este assunto em segundo plano pode gerar desconforto e passivo fiscal para muitas empresas, principalmente neste momento em que a Secretaria de Fazenda irá conciliar suas entradas de notas fiscais com seus lançamentos declarados no IR. Por lei, todas as empresas devem armazenar as notas fiscais emitidas por um prazo de cinco anos. Em caso de fiscalização, elas podem ser multadas. Por isso, muitas recorrem a soluções de TI para localizar e organizar documentos. É importante ainda manter a organização das NF e NF-e, além CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos), dados indispensáveis à área de transportes e logística. Ter tudo isso de modo integrado à Secretaria da Fazenda e a softwares ERP (Enterprise Resource Planning) é indispensável a qualquer empresa que queira ficar tranquila. A tecnologia está aí para servir.
Brasil Econômico – SP
